ในฐานะของ Designer นั้น การทำงานกับลูกค้าต่อหน้านั้นเป็นเรื่องปกติมาก แต่ถ้าหากว่าต้องทำงานกับลูกค้าที่เราไม่ได้เจอหน้าล่ะ? ซึ่งในความเป็นจริงแล้วการทำงานด้านนี้นั้นต้องพบเจอกับเรื่องแบบนี้ไม่น้อยเลยจริงไหมครับ ดังนั้นอย่าได้สนใจว่าลูกค้าเหล่านั้นมาจากไหน ตราบใดก็ตามที่พวกเขายังยินดีที่จะให้เราทำงานให้ และจ่ายค่าแรงเราอย่างเหมาะสมครับ
อย่างไรก็ตาม มีกฎสองข้อที่ควรพิจารณาในการปฏิบัติตาม เพื่อการทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้นครับ
1. ประสานงานอย่างทันท่วงที และอย่างเหมาะสม
ในการติดต่อประสานงาน โดยมากจะใช้แฟกซ์ หรือไม่ก็โทรหากัน อย่างไรก็ตามเราก็ยังคงได้ยินแค่เสียง เพราะฉะนั้นการใช้ Video Calling จึงเป็นอะไรที่ดีกว่ามากๆ เพราะเราจะได้สามารถมีปฏิสัมพันธ์กับฝ่ายตรงข้ามได้อย่างเต็มที่ ลดความเข้าใจผิดที่เกิดจากการใช้ตัวอักษรเป็นสื่อกลางการสื่อสาร นอกจากนี้ยังสามารถลงรายละเอียดในบางจุดได้ดีกว่าการพูดคุยกันผ่านตัวอักษร หรือเพียงแค่เสียงอย่างเดียว
การตามติดอีเมลเป็นประจำก็มีส่วนอย่างมาก คุณเคยเจอใครซักคนที่คุณส่งเมล์ไปหาแล้วใช้เวลาหลายวันกว่าจะตอบกลับมาไหมครับ เช่นเดียวกับคนที่ส่งอีเมมาหาคุณครับ เพราะฉะนั้นจงพิจารณาเรื่องนี้ให้ดีครับ
เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการติดต่อกับลูกค้าที่อยู่ไกลๆ (หรือลูกค้าคนอื่นๆ)
– อย่าส่งอีเมลที่ยาวเกินไป หรือมีแต่น้ำ ไร้เนื้อหาสาระ
– หากเนื้อหาอีเมลมีปริมาณเยอะมาก ให้แตกหัวข้อแยกย่อยออกมาเป็นข้อๆ
– ให้อธิบายด้วยภาพ หาภาพประกอบข้อความในอีเมล จะทำให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น
– ไม่จำเป็นต้องใส่เนื้อหาเยอะมากมายจนเกิน หรือข้อมูลส่วนตัวอะไรก็ตามอีเมล์
อย่าลังเลที่จะโทรไปหาลูกค้า เพราะว่าจะเป็นการขับเคลื่อนโปรเจคให้ก้าวไปข้างหน้าได้อีกทางหนึ่ง อย่าใช้เพียง Video Calling หรืออีเมลเท่านั้น ในบางกรณีการโทรไปหาโดยตรงจะเป็นการสื่อสารที่ดีกว่า ในยามเร่งด่วนจริงๆ
สุดท้ายของกฏข้อแรก อย่าลืมว่าสิ่งที่คุณกำลังทำจะต้องไปปรากฏบนหน้าเว็บไซต์ จะต้องคุยให้รู้เรื่องทั้งสองฝ่ายว่าสุดท้ายแล้วผลลัพธ์จะออกมาเป็นแบบใด ซึ่งบางทีอาจเกิดการผิดพลาดจากการสื่อสาร ทำให้งานที่ได้ออกมาผิดเพี้ยนไปจากที่ตกลงกันไว้ตอนแรก
2. เก็บค่าบริการตามขั้นตอน
สุดท้ายแล้วคนเราทุกคนทำงานต่างก็เพื่อให้ได้ค่าตอบแทนที่ดี ซึ่งเป็นอีกแรงผลักดันที่ทำให้งานออกมาดีตามที่ประเมินไว้ เพราะฉะนั้นสิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญมากๆ ในการทำงาน คือการกำหนดราคาครับ ควรมีการวางแผนที่ชัดเจนว่าเราจะมีการคิดค่าใช้จ่ายในแต่ละส่วนอย่างไร และถ้าหากมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมนอกจากนี้ จะคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอย่างไร
ทั้งนี้การร่างสัญญาจะเป็นสิ่งที่ปกป้องคุณได้ในทางหนึ่งเมื่อเกิดอะไรที่ไม่คาดคิด เนื่องจากการที่ไม่เคยเจอลูกค้าแบบตัวต่อตัวมาก่อน การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นอะไรที่ควรรอบคอบเป็นอย่างมาก
กฏเหล็กอย่างนึงก็คือเมื่องานเสร็จสิ้น ห้ามส่งมอบงานทั้งที่ยังไม่ได้รับเงินค่าตอบแทนโดยเด็ดขาด แต่ให้ส่งเป็นไฟล์ PDF ความละเอียดต่ำๆ เพื่อพรีวิวให้ดูคร่าวๆ หรือถ้าต้องการดูเว็บไซต์จริงๆ ควรจะติดตั้งบน Hosting ของตัวเอง หรือบน Sub-Domain เมื่องานเสร็จ รับค่าตอบแทนเรียบร้อยจึงค่อยย้ายไปบน Server ของลูกค้าได้ทันที ป้องกันการปลอมแปลงหรือคัดลอกผลงาน
ถึงแม้การทำงานลักษณะนี้จะดูวุ่นวายและปวดหัว เพราะไม่ได้เจอลูกค้าแบบต่อหน้าเลย แต่อย่างไรก็ตามกฏสองข้อนี้อาจจะช่วยให้คุณทำงานได้ขึ้น ราบรื่นยิ่งขึ้น เมื่องานออกมาดี ลูกค้าก็แฮปปี้ ผู้รับงานก็แฮปปี้ ทุกอย่างก็จะสามารถสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
ที่มา: http://www.webdesignerdepot.com